Comunicação Institucional: fortaleça o diálogo com seus funcionários
A Comunicação Institucional é a área responsável pela construção da imagem e pela divulgação da empresa junto aos públicos de interesse interno e externo. Muitas companhias, no entanto, desenvolvem estratégias e ferramentas que otimizam os diálogos com imprensa, comunidades das áreas de influência de seus negócios, clientes, fornecedores, sócios, investidores e parceiros de atividades; mas negligenciam a criação de canais de comunicação com os próprios funcionários.
Reforçar a comunicação interna contribui para melhorar o desempenho dos colaboradores e o clima organizacional, o que beneficia diretamente nos resultados da empresa. Ao privilegiar o repasse de informações para os trabalhadores de forma transparente e sem os ruídos da popular "rádio corredor", as organizações aumentam a confiança das suas equipes de trabalho e transformam os empregados em aliados tanto na construção, quanto na divulgação de sua imagem para os públicos externos.
Criar uma cultura organizacional em que os valores da empresa sejam também assimilados e praticados por seus empregados é um desafio que requer estratégias assertivas e coerência entre o que é dito e o que é praticado pela empresa e por seus gestores. Além disso, é necessário promover a integração entre as equipes, de forma que todos os empregados tenham consciência do que cada parte da empresa faz, qual a finalidade de cada etapa do trabalho e como a soma de todas essas partes reflete na totalidade do negócio.
Diversos canais facilitam a comunicação interna, desde os tradicionais boletins e jornais internos, que podem ser tanto impressos quanto digitais e com recursos interativos e multimídia; até e-mails, sites e blogs institucionais que centralizem notícias, comunicados e informações úteis aos colaboradores; intranet, TV e Rádio Corporativa; e até as redes sociais corporativas.
O essencial é que as informações circulem e os processos que afetam os colaboradores, direta ou indiretamente, sejam comunicados. Entrada de novos empregados, demissões, metas a serem cumpridas, regras de comportamento, alterações de rotina, etc., tudo isso tem de ser avisado com antecedência e clareza, para evitar ruídos que favorecem a insatisfação e o desestimulo.
Redes Sociais podem ser aliadas
As redes sociais, na visão de algumas empresas, são consideradas vilãs da produtividade. No entanto, se bem utilizados, esses recursos favorecem a interação e podem ser aliados da comunicação interna. Banir o acesso às redes sociais é uma atitude que pode passar a ideia equivocada de autoritarismo, gerando descontentamento e até condutas impróprias, como saídas mais frequentes para acessar esses dispositivos de fora do escritório.
As empresas devem criar uma cultura de uso diferenciado das redes sociais, mostrando de que forma essas ferramentas podem ser úteis para o crescimento pessoal e profissional dos colaboradores. As redes, se bem utilizadas, estão repletas de conteúdos relevantes, basta filtrar o que deve ser consumido durante a jornada de trabalho e separar do que só deve ser acessado nos momentos de folga e em casa.
Além disso, existe a possibilidade da empresa adotar aplicativos especificamente desenvolvidos para facilitar a comunicação com os funcionários e, por meio das redes sociais corporativas e gerenciadas por profissionais treinados, manter canais abertos de interação com os empregados, gerando engajamento.
Dicas para melhorar o clima organizacional:
*Comece pelo básico e invista em limpeza, organização e na otimização dos espaços na empresa ou escritório. Para isso, vale investir em um projeto de design de ambientes que contemple boa iluminação, cuidado com cabeamentos, uso de móveis ergonômicos, estações de trabalho dotadas de espaço para o empregado guardar seus itens pessoais e os itens de uso diário nas atividades que desenvolve, etc;
*Permita a personalização das estações de trabalho. Para isso, basta bom senso, atenção às normas de segurança de acordo com a atividade da empresa e uma orientação clara no regimento interno da unidade;
*Crie espaços de lazer e convivência que permitam aos colaboradores alguns momentos de descompressão. Isso evita o acúmulo de estresse e favorece a qualidade de vida;
*Flexibilize horários de acordo com a natureza de cada atividade. É importante criar no funcionário a consciência da autogestão dos processos de trabalho, incentivando a autonomia e a responsabilidade no cumprimento de metas e de objetivos e não apenas de uma jornada pré-estabelecida e marcada no relógio de ponto. A depender do tipo de atividade ou projeto desenvolvido, pode haver a necessidade do colaborador chegar um pouco mais cedo ou sair um pouco mais tarde;
*Crie programas de incentivo ao bem estar e de monitoramento da saúde. Ações que valorizam a qualidade de vida do funcionário são sempre bem-vindas e além de gerar um ganho social para a empresa, refletem diretamente nos resultados de produção, pois diminuem os índices de afastamento por doenças;
*Respeite os intervalos da jornada. Muitas empresas querem os funcionários disponíveis 24 horas por dia, sete dias na semana e os doze meses do ano, desrespeitando períodos de férias, licenças médicas e folgas semanais. Além de descumprimento às normas trabalhistas vigentes, esse tipo de conduta gera uma pressão física e emocional muito grande no empregado, o que reflete diretamente na saúde e produtividade;
*Incentive o desenvolvimento pessoal e profissional por meio da oferta de oficinas, treinamentos, cursos, palestras e atividades que estimulem os funcionários intelectualmente;
*Realize confraternizações para celebrar conquistas de funcionários e equipes, comemorar datas importantes para a empresa, celebrar aniversários etc. Essa é uma forma simples e justa de valorizar o empregado e quem se sente valorizado e estimulado, produz melhor.
